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Droits et TICE
Direction d'école - Aide à la gestion messagerie

LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE ADMINISTRATIVE 


Préambule :
De nombreux documents sont dorénavant envoyés aux écoles par l'intermédiaire de la messagerie académique.

Cette fiche a donc pour objectif de vous fournir des informations ou des tutoriels vous aidant à gérer cette messagerie pour passer autant que possible au "tout numérique".

 N'hésitez pas à contacter l'animateur TUIC de votre circonscription si l'un des points évoqués ci-dessous vous pose problème.


1) COMPRENDRE le trajet d'un courriel


Cliquer sur le lien pour voir l'animation   le trajet d'un courriel animation flash

schema messagerie rouen.pdf57 158voir ou télecharger

 

Configuration compte de client de messagerie (Outlook Express, Thunderbird...) pour ne pas effacer les courriels sur le webmail :

Outlook Express : Options Compte Propriétés Avancés Cocher "Supprimer du serveur après 10 jours"


2) UTILISER le Webmail pour gérer la messagerie

webmail_academique.pdf724 613voir ou télecharger


* lien vers la messagerie académique en ligne http://webmail.ac-rouen.fr/

* lien vers la création d'une adresse de messagerie électronique professionnelle pour les enseignants https://w3.ac-rouen.fr/scripts/messagerie/#ouverture  (se munir de son NUMEN)

On trouvera aussi sur cette page :


une possibilité de réinitialiser son mot de passe de messagerie professionnelle en cas de perte mais il faut avoir son identifiant...

un identifiant de messagerie académique est composé des 7 premières lettres du nom, de la première lettre du prénom et éventuellement d'1 ou 2 chiffres en cas d'homonymie
L'animateur TICE de votre circonscription a la possibilité de faire une recherche sur la base LDAP et vous communiquer votre identifiant.


- consulter l'annuaire académique après identification pour savoir si un collègue a déjà créé sa messagerie


CHANGER LE MOT DE PASSE DE LA MESSAGERIE ACADEMIQUE

Pour des raisons de confidentialité des informations, il est nécessaire de modifier régulièrement le mot de passe du compte académique de l’école (076xxxxy@ac-rouen.fr ) ou du compte académique personnel (prenom.nom@ac-rouen.fr ).

L'identifiant et le mot de passe de messagerie ne doivent pas être communiqués à quelqu'un d'extérieur à l'Education Nationale. Outre l'accès à la messagerie, ce même identifiant et mot de passe permet aussi d'accéder à des sites professionnels par exemple le site évaluation et de consulter les données et résultats de l'école...

Ce changement de mot de passe s’effectue via le webmail :

https://webmail.ac-rouen.fr

                               Onglet "Options"  puis bouton "Mot de passe"

ATTENTION aux confusions, par exemple  entre le 0 (zéro) et O (lettre o en majuscule)

Pas à pas page 7 de ce document :

webmail_academique.pdf724 613voir ou télecharger

Après le changement de mot de passe via le Webmail, lancez votre client de messagerie (Oulook Express) et lorsque apparaît la fenêtre identifiant/mot de passe, écrivez le nouveau mot de passe de votre messagerie avec la case "mémorisé le mot de passe" coché.

 


3) COMMUNIQUER les informations reçues par courriel
 aux adjoints de l'école

gestion_du_courrier_administratif.pdf694 404voir ou télecharger


           La méthode du transfert des messages dans les messageries professionnelles doit être présentée au cours d'un Conseil des Maîtres. Si elle est choisie par le Conseil, chaque participant signera le compte-rendu afin d'exprimer son accord quant à la diffusion des informations par cette méthode. Il sera peut-être nécessaire d'instaurer une "période transitoire" où l'on communiquera les informations par affichage et par courriel.

Exemple de compte rendu :
Les enseignants nommés sur l’Ecole _______________  donnent leur accord au directeur pour recevoir par transfert les courriels officiels (IEN, IA, Mairie,...) dans leur messagerie professionnelle (domaine ac-rouen). Ils s’engagent à se connecter régulièrement sur leur messagerie pour consulter les informations officielles.

pensez à faire signer la CHARTE D’UTILISATION DE L’INTERNET, DES RESEAUX
ET DES SERVICES MULTIMEDIA DANS L’ECOLE

Grâce au Webmail (http://webmail.ac-rouen.fr/) chaque enseignant pourra consulter sa messagerie sur n'importe quel poste connecté à Internet (école, domicile,...) sans laisser aucune trace de la consultation sur ces postes




4) COMPRENDRE et UTILISER le client de messagerie Outlook Express


Configurer les options d'OUtlook Express (ajout du 28/11/05) pour que les messages ne soient pas envoyés automatiquement

options outlook.pdf535 809voir ou télecharger



SAVOIR :

- Vérifier la connexion internet : lancer Internet Explorer et cliquer sur Actualiser. Si la page ne peut être affichée, éteindre et rallumer modem et routeur patientez 3 minutes pour que la synchronisation de la ligne ADSL s'opère et cliquer de nouveau sur actualiser

- lancer Outlook Express et réceptionner le courrier électronique en cliquant sur "Envoyer/Recevoir"

- lire les informations contenues dans un courrier electronique:
date, objet,
Qui est l'expéditeur ? Est-ce la copie d'un message ? S'agit-il d'un message transféré ?

- écrire un message à un destinataire et l'envoyer

outlook_ecrire_un message.pdf162 657voir ou télecharger


- écrire un message à plusieurs destinataires

outlook_envoi_destinataires.pdf146 284voir ou télecharger


- lire un fichier pdf attaché, le sauvegarder, l'imprimer
* mettre à jour Acrobat reader lecteur de fichiers pdf sur http://www.adobe.fr/products/acrobat/readstep2.html cliquez sur télécharger puis ouvrir
(Utiliser un autre lecteur de fichiers pdf FOXIT )

Problème parfois rencontré : les fichiers joints au message sont en gris et ne peuvent être ouverts        cliquez sur SOLUTION


TRES IMPORTANT lorsque l'on doit compléter un fichier attaché et le renvoyer :

- ENREGISTRER D'ABORD LE FICHIER ATTACHE AU COURRIEL DANS "MES DOCUMENTS" EN CLIQUANT SUR LE TROMBONE

- OUVREZ LE POUR LE COMPLETER (en allant à partir du bureau dans le dossier "Mes Documents")

- ENREGISTREZ LE SOUS UN AUTRE NOM DANS "Mes Documents" et sauvegardez le en ajoutant au nom du fichier par exemple votre nom d'école

Vous pourrez ainsi retrouver votre document complété plus facilement lorsqu'il faudra le joindre à un courriel et le destinataire aura le fichier avec votre nom d'école

outlook_inserer_piece_jointe.pdf377 157voir ou télecharger



- répondre à l'expéditeur UNIQUEMENT

IMPORTANT :   ne pas confondre avec "Répondre à tous" sinon tous les destinataires du 1er message sont aussi destinataires de votre réponse....



NOTA BENE :

- Les documents émanant des services de l'Education Nationale réclamant une signature pourront être remplis à l'aide du traitement de texte mais devront être imprimés pour la signature manuscrite et envoyés par courrier postal.

- Les documents émanant des services municipaux de Rouen pourront être envoyés sans la signature manuscrite, l'adresse de l'expéditeur faisant foi
(Une rencontre avec le personnel administratif de la Mairie de Rouen a eu lieu afin de normaliser les envois et les réceptions des documents)


POUR TRANSFERER DES MESSAGES RAPIDEMENT AUX COLLEGUES DE L'ECOLE

1 -entrer leur adresse dans le carnet d'adresses

outlook_ajouter_carnet.pdf246 992voir ou télecharger



-créer un groupe dans le carnet d'adresses (ex : adjoints)

outlook_creer_groupes.pdf375 906voir ou télecharger

 



-transférer un courriel à un groupe (ex :  adjoints)

ouvrir le message à transférer, cliquer sur "Transférer" et sélectionner le groupe comme destinataire



-envoyer les invitations par courriel avec accusé réception aux membres du Conseil d'Ecole
Il faut au préalable récupérer les adresses de messagerie des parents élus, du DDEN, du représentant municipal...
Avant d'envoyer le message, cliquez sur OUTILS et DEMANDER UNE CONFIRMATION DE LECTURE


Exemple d'invitation :

invitation conseil ecole.doc23 040voir ou télecharger



-créer des dossiers dans Outlook Express pour ranger les messages

outlook_creer_dossier.pdf146 387voir ou télecharger




-créer des règles de messagerie pour trier le courrier automatiquement en fonction de critères choisis

outlook_regle_messagerie.pdf334 378voir ou télecharger

 



une autre fiche d'aide sur création dossiers et des règles de messagerie

gerer_mails_outlook_dossier_regles.pdf103 233voir ou télecharger




-récupérer des fichiers sur le site de circonscription, les enregistrer d'abord dans Mes Documents, les compléter, les renvoyer.
articles.php?lng=fr&pg=88

articles.php?lng=fr&pg=98

 


aide supplémentaire sur outlook :

http://www.ac-rouen.fr/premier_degre/iai/iaird/documents/mail/fiches_outlook.pdf

http://www.ac-montpellier.fr/ia11/ecoles/tice/fiches/je_veux/outlook_express/oe_sommaire.htm





Utiliser :

- la netiquette

* vérifier votre identité d'expéditeur dans OUTILS COMPTES PROPRIETES : bien compléter le nom ex : Ecole Elémentaire XXXXX Commune
* indiquer obligatoirement un objet au message, cela facilite la lecture pour le destinataire
* bien formuler votre demande ou votre réponse
* "signer" votre message (voir OUTILS OPTIONS d'outlook pour insérer une signature automatique)
* en cas de réponse à un message, s'assurer que la copie du message apparaît au dessous (si non voir OUTILS OPTION d'outlook)



5) GERER les accusés de lecture des messages académiques



- accuser la réception des messages académiques et vérifier l'état des accusés
http://www.ia76.ac-rouen.fr/accuses/auth2.php

Après introduction de l'identifiant et du mot de passe de la messagerie de l'école, la liste des messages dont vous avez et dont vous n'avez pas accusé réception sera affichée. Vous pourrez alors cliquer sur la loupe de chacun des messages pour le visualiser et, le cas échéant, en accuser réception.
Conservez cette adresse (en l'ajoutant à vos favoris) pour revoir quand vous le souhaitez les messages qui vous ont été adressés.


DIVERS


6) METTRE A JOUR l'ANTIVIRUS LICENCE ACADEMIQUE REGULIEREMENT

- sur le poste de direction

- sur tous les postes de l'école (salle info, classe, salle des maîtres, BCD,...) connectés sur Internet

INFORMATION sur l'antivirus licence académique et sa mise à jour


7) SYSTEME DE FILTRAGE DES PAGES INTERNET

 Vérifier que tous les postes connectés sur Internet et utilisés par les élèves sont sous le système académique PROTECO (filtrage des pages Internet). Si ce système n'est pas installé et qu'un enfant consulte des sites non autorisés, la responsabilté de l'enseignant (et du directeur) est alors engagée.

Informations sur
articles.php?lng=fr&pg=18



8) SAUVEGARDER DES FICHIERS SUR UNE DISQUETTE, UN CD-ROM OU UNE CLE USB




9) LA MAINTENANCE A DISTANCE

Si l'ordinateur est configuré...


10 ) Fiche d'inscription en prévision de l'utilisation de BASE ELEVE

fiche-rens-ecole.doc72 192voir ou télecharger
fiche-rens-mairie.doc67 072voir ou télecharger
textes-ref-fiche.doc34 816voir ou télecharger


Date de création : 12/06/2006 09:35
Dernière modification : 15/06/2012 08:17
Catégorie : Direction d'école
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